Nos encontramos en plena campaña de la Declaración de la Renta y como Agente Comercial Autónomo surgen dudas sobre cuáles son los requisitos para deducir los gastos en la declaración de la Renta. Desde la Asesoría Fiscal del Colegio de Agentes Comerciales Cádiz-Huelva os facilitamos las claves para conocer cuáles son los deducibles en el IRPF.
Indicar que para que un gasto sea deducible principalmente ha de estar vinculado a la actividad económica desarrollada. Por tanto, el autónomo deberá poder demostrar que el gasto corresponde a su actividad profesional y no a su vida particular.
Además, los gastos relacionados con la actividad deberán estar justificados con su correspondiente documento. Cuando se trate de tickets o facturas simplificadas, como estos documentos no identifican al receptor, la justificación del gasto se hará complementando estos con el pago de los mismos: justificante de tarjeta de crédito, recibo bancario, transferencia, étc, no el pago en metálico.
GASTOS MÁS HABITUALES
Los gastos más habituales para un Agente Comercial Autónomo en la declaración del IRPF son:
- Sueldos y salarios. Sueldos, pagas extras, dietas y asignaciones para gastos de viajes, etc. satisfechas a los trabajadores a cargo, si los hay.
- Seguridad social a cargo de la empresa. Se incluye la Seguridad Social que satisface el autónomo por sus trabajadores, así como las cotizaciones satisfechas por el propio titular de la actividad económica (la cuota de autónomo).
- Arrendamientos y cánones. Alquileres, cánones, asistencia técnica, cuotas de arrendamiento financiero (leasing) que tengan por objeto bienes muebles o inmuebles en los que desarrolle la actividad el Agente Comercial.
- Reparaciones y conservación. Se consideran gastos deducibles los gastos de conservación y reparación de los bienes al servicio de la actividad del Agente Comercial.
- Servicios de profesionales independientes. Incluyen honorarios de profesionales como economistas, abogados, auditores, notarios, así como las comisiones de otros agentes comerciales.
- Suministros, tales como gastos de telefonía, internet, electricidad, etc.
- Otros servicios exteriores. Se incluyen servicios de naturaleza diversa como mensajería, primas de seguros, comisiones bancarias, gasto en publicidad, etc.
- Gastos financieros. Se incluyen entre otros, los intereses de préstamos y créditos destinados a financiar la actividad del agente comercial.
- Otros gastos fiscalmente deducibles. Adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a cursos, conferencias, congresos, etc. primas de seguro de enfermedad satisfechas por el contribuyente en la parte correspondiente a su propia cobertura y a la de su cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan con él (con el límite de 500 para cada una de las personas señaladas o 1.500 euros si tiene discapacidad).
- Amortizaciones. Son los importes del deterioro de los bienes y derechos afectos a la actividad, en función de los porcentajes de amortización que en cada caso permite la ley.
GASTOS NO DEDUCIBLES
No tienen la consideración de gastos deducibles, entre otras, las multas, sanciones penales o administrativas, los recargos en el período ejecutivo o por presentación de declaraciones tributarias fuera de plazo, los donativos realizados u otras liberalidades, etc.
GASTOS QUE GENERAN DUDAS SOBRE SU DEDUCIBILIDAD
Debido al grado de “afectación a la actividad”:
- Local u oficina del Agente Comercial. Si desarrolla la actividad en un local u oficina específico para ello, podrá desgravar todos los gastos asociados a ese local: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro. También podrá amortizar la inversión realizada si lo hubiese comprado.
- En cambio, si tiene la oficina en su casa, los gastos de suministros de dicha vivienda de uso mixto, tales como agua, gas, electricidad, telefonía e internet, serán deducibles en el porcentaje resultante de aplicar el 30% a la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior. Si la vivienda es de alquiler, el criterio es el mismo que para la vivienda en propiedad, aunque el problema que aquí suele ocurrir, es que debemos tener dos facturas diferenciadas, una para el alquiler de la oficina con IVA y retención, y otra para el alquiler para la parte de uso de vivienda, que no llevará IVA ni retención.
- Teléfono móvil del Agente Comercial. Será deducible el gasto de teléfono móvil que se justifique relacionado con los ingresos. Si tiene sólo una línea de móvil, será más difícil discriminar las llamadas pertenecientes a la actividad de las llamadas personales. Por tanto, puede ser aconsejable disponer de una segunda línea exclusivamente para la actividad, diferente a la de uso personal.
- Vehículo del Agente Comercial y los gastos asociados al mismo. Una diferencia importante de tratamiento para los Agentes Comerciales, más ventajosa que para otros autónomos, es que en los agentes comerciales se presupone afectación legal del 100% del vehículo. Por tanto, aunque utilicen el vehículo para fines personales, siempre que ese uso sea de forma accesoria y notoriamente irrelevante, dicha afectación total se continúa presumiendo.
Así, la adquisición y mantenimiento de un vehículo turismo utilizado por un agente comercial dado de alta en el epígrafe 55 de las tarifas del IAE, cuando esté afecto a la actividad profesional, podrán ser objeto de deducción en su totalidad tanto de los gastos de amortización por la adquisición como de los gastos derivados de su uso (ITV, reparaciones, combustible) siempre que estos últimos estén relacionados con el desarrollo de su actividad profesional. Los gastos de utilización (por ejemplo el Combustible) que respondan a necesidades privadas no serán deducibles.
- Gastos de viajes y representación del Agente Comercial. Podrá deducir tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión, tren o taxis) en caso de no tener un vehículo afecto a la actividad, como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (siempre y cuando se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería y se abonan utilizando cualquier medio electrónico de pago). Deberá acreditarse el carácter profesional, por lo que la realización de este tipo de gasto en fin de semana es difícil de defender ante la Administración.
Con carácter general, por tanto, serán deducibles aquellos gastos que estén correlacionados con la generación de ingresos y que por tanto estén relacionados con la actividad. Consulte con la Asesoría Fiscal del Colegio de Agentes Comerciales Cádiz/Huelva y le ayudaremos a resolver sus cuestiones sobre este asunto.